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Stipula del contratto su MEPA: la “Gestione Esecuzione Contrattuale” diventa il passaggio obbligato

Cosa cambia per RUP e Punti Ordinanti dopo la firma e il caricamento del documento di stipula — guida operativa passo dopo passo

Chi opera quotidianamente su Acquisti in Rete PA per la gestione di affidamenti diretti e Trattative Dirette conosce bene la sequenza consolidata della fase di stipula, riprodotta nella schermata seguente: da qui parte il nostro percorso, perché è proprio a valle di questo passaggio — già noto — che si inserisce la novità di cui parliamo in questo articolo.

Fig. 1 – La sezione STIPULA della procedura: dati del contratto, generazione del documento e caricamento del file firmato digitalmente (.p7m).

Nella schermata, come sempre, la stazione appaltante:

›verifica o completa i dati riepilogativi del contratto già impostati dal sistema: Data stipula contratto, Data di attivazione contratto e Durata contratto (mesi);
›controlla il Valore contratto in € (IVA esclusa), riportato sia in cifre che in lettere;
›sceglie tra le due opzioni previste: “Documento di stipula generato automaticamente dal sistema” (il caso più frequente per gli affidamenti diretti) oppure “Contratto Prodotto dalla Stazione Appaltante”, quando si utilizza un proprio schema di contratto;
›genera il documento con il pulsante GENERA (nell’esempio, Stipula_NG6486426.pdf), lo scarica, lo fa firmare digitalmente al Dirigente Scolastico/Punto Ordinante e lo carica a sistema in formato .p7m con la funzione ALLEGA;
›spunta la dichiarazione “ACCETTA” relativa alla conformità del documento alle Linee Guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, necessaria in particolare quando l’atto proviene da un originale analogico;
›riceve conferma dell’avvenuto caricamento del file firmato , poi clicca su Stipula (Stipula_NG6486426.pdf.p7m), con indicazione di data di caricamento, stato di caricamento (pallino verde) e utente che ha effettuato l’operazione.

Fino a ieri, questo insieme di operazioni — generazione, firma e caricamento del documento di stipula in .p7m — esauriva, nella pratica, gli adempimenti immediatamente necessari a livello di piattaforma: il contratto poteva considerarsi stipulato e la procedura restava in carico alla stazione appaltante solo per gli obblighi di trasparenza e le comunicazioni ANAC gestite con gli strumenti già in uso.

⚠️ La novità: da oggi, il caricamento del file di stipula firmato in .p7m rappresentato in Fig. 1 non è più sufficiente, da solo, a completare la stipula del contratto. Il sistema richiede un passaggio ulteriore, prima non previsto: l’accesso al nuovo strumento “Gestione Esecuzione Contrattuale” e la compilazione, al suo interno, dell’evento di Sottoscrizione, da trasmettere ad ANAC.

Vediamo insieme, passo dopo passo, cosa succede subito dopo il caricamento del file di Fig. 1, quali dati vanno inseriti nel nuovo strumento e quali sono le attenzioni da avere per non incorrere in errori procedurali, prendendo come riferimento un caso concreto: un affidamento diretto per la fornitura di dispositivi digitali nell’ambito del POC “Per la Scuola” 2014-2020, Asse II, Azione 10.8.6 “Centri scolastici digitali”.

1. Il nuovo obbligo: dal Riepilogo RdO alla Gestione Esecuzione Contrattuale

Andiamo sul cruscotto, clicchiamo su Cerca ordini e negoziazioni e inseriamo il numero della procedura come da esempio

Dal menu laterale della pagina della procedura compare infatti la nuova voce “GESTIONE ESECUZIONE CONTRATTUALE”, che rappresenta il vero hub da cui gestire l’intera fase esecutiva del contratto: sottoscrizione, gestione e conclusione, ovvero tutti gli adempimenti previsti dal Ciclo di Vita dei contratti pubblici e quanto previsto dagli art.27-28 del Dlgs 36/2023.

Accedendo alla sezione si arriva alla schermata della procedura, procedere come da esempio sottostante

Clicchiamo ora su Compila

Compiliamo adesso la sezione in base alle nostre esigenze come da esempio sottostante

Una volta completato l’inserimento dei dati , clicchiamo su Verifica a questo punto lo stato della procedura cambierà i Stipulato e arriverà la notifica all’operatore economico.

Ricordo che il file di stipula va inviato allo stesso manualmente attraverso lo strumento comunicazione del mepa o via Pec , il sistema non invia automaticamente il file all’operatore , ma solo la notifica .

📌 Nota tecnica: la scelta va valutata con attenzione dal RUP in base alla natura reale della fornitura. Una configurazione errata in questa fase può comportare la richiesta di schede ANAC non pertinenti o, peggio, l’omissione di comunicazioni obbligatorie (es. SAL per forniture con consegne periodiche).

Il modulo “Sottoscrizione” riprende nella sostanza i dati della scheda ANAC SC1 (Sottoscrizione del contratto), integrandoli però direttamente nel flusso MEPA. Il form richiede la compilazione dei seguenti campi:

Campo	Descrizione / fonte del dato
Codice AUSA	Codice dell’Anagrafe Unica delle Stazioni Appaltanti dell’ente, indispensabile per l’interoperabilità con la Piattaforma Contratti Pubblici (PCP) di ANAC.
Id Partecipante	Identificativo generato automaticamente dal sistema per l’operatore economico aggiudicatario (non modificabile).
CIG	Riportato dal sistema, già acquisito in fase di indizione tramite l’integrazione con la PCP.
Data Stipula	Precompilata in base al documento di stipula generato o caricato dal Punto Ordinante.
Data Esecutiva	Da inserire manualmente: coincide con il completamento delle verifiche dei requisiti ex art. 80 e con l’efficacia del contratto.
Data Decorrenza	Data di effettivo avvio dell’esecuzione delle prestazioni contrattuali.
Data Scadenza	Termine finale del contratto, calcolato in base alla durata prevista.
Importo Cauzione	Valore della garanzia definitiva o della cauzione richiesta ai sensi del D.Lgs. 36/2023, ove prevista.

⚠️ Attenzione: una volta trasmessi i dati ad ANAC tramite COMUNICA AD ANAC, il form si blocca in sola visualizzazione. Eventuali correzioni successive richiederanno la gestione di schede di rettifica o l’intervento su ANAC in fase di gestione/modifica contrattuale, non più la semplice riedizione del form di Sottoscrizione.