Le istituzioni scolastiche, in quanto Pubbliche Amministrazioni, sono tenute ad adottare misure tecniche e organizzative adeguate per la sicurezza dei sistemi informatici e per la protezione dei dati personali trattati.
In particolare:
- il Provvedimento del Garante per la protezione dei dati personali del 27 novembre 2008 impone l’individuazione formale degli Amministratori di Sistema, ovvero dei soggetti che dispongono di accessi amministrativi ai sistemi informatici;
- l’art. 32 del Regolamento (UE) 2016/679 – GDPR impone l’adozione di misure di sicurezza adeguate al rischio;
- il Piano Triennale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione e le Misure Minime di Sicurezza AgID richiedono alle PA di strutturare correttamente la gestione dell’infrastruttura ICT.
La mancata organizzazione di questi aspetti può esporre la scuola a criticità in sede di audit, controlli privacy, verifiche PNRR e, nei casi più gravi, a responsabilità in caso di violazioni dei dati.
Perché è necessario un approccio strutturato
Ogni scuola presenta una situazione tecnologica diversa:
alcune dispongono di server e dominio, altre lavorano su postazioni locali, con reti Wi-Fi spesso non segmentate, sistemi di backup non sempre monitorati e livelli di sicurezza non omogenei.
Per questo motivo non è corretto procedere con una semplice nomina formale dell’Amministratore di Sistema senza una preventiva analisi tecnica dell’infrastruttura.
Il mansionario dell’Amministratore di Sistema deve essere coerente con i sistemi realmente presenti e con i rischi effettivi.
La proposta Sistema54 Plus: un servizio completo e conforme
Il servizio è stato progettato per offrire alle scuole un percorso completo di supporto tecnico, organizzativo e documentale, in linea con gli obblighi normativi.
1. Assistenza tecnica informatica da remoto – interventi illimitati
Il servizio prevede assistenza tecnica esclusivamente in modalità remota, con numero di interventi illimitati, mediante protocollo di assistenza concordato con la scuola.
L’assistenza riguarda:
- postazioni di lavoro della segreteria e degli uffici;
- server, ove presenti;
- apparati di rete wired e wireless (switch, access point, configurazioni);
- stampanti e dispositivi multifunzione collegati in rete.
Il contratto non include interventi on-site.
Eventuali interventi in presenza, se richiesti, possono essere valutati e quotati separatamente.
2. Nomina di Amministratore di Sistema e Amministratore di Rete
Il servizio prevede la nomina formale della società Sistema54 Plus quale Amministratore di Sistema e Amministratore di Rete dell’Istituzione scolastica, ai sensi del Provvedimento del Garante per la protezione dei dati personali del 27 novembre 2008.
La nomina avviene tramite apposito atto scritto e comporta:
- l’individuazione del fornitore quale soggetto responsabile delle attività di gestione tecnica dei sistemi informatici e di rete;
- la successiva comunicazione alla scuola dei nominativi dei tecnici incaricati, che opereranno esclusivamente tramite credenziali personali e nominali;
- la definizione del perimetro degli accessi ai sistemi e delle tipologie di intervento consentite.
In conformità alla normativa, tutte le attività svolte dagli Amministratori di Sistema sono soggette a tracciabilità mediante sistemi di logging, a tutela sia dell’Istituzione scolastica sia del fornitore.
È previsto un mansionario operativo generale, che definisce le principali attività sistemistiche e di gestione della rete.
Tale mansionario viene successivamente personalizzato a seguito dell’audit tecnico, in modo da:
- adeguare le responsabilità alle reali caratteristiche dell’infrastruttura;
- evitare attribuzioni generiche o non coerenti con i sistemi effettivamente presenti;
- garantire un corretto bilanciamento tra esigenze di sicurezza, continuità operativa e sostenibilità organizzativa.
Questo approccio consente alla scuola di adempiere correttamente agli obblighi normativi e, allo stesso tempo, di disporre di un servizio di amministrazione di sistema realmente commisurato al proprio contesto tecnologico.
3. Audit tecnico gratuito dell’infrastruttura informatica
Prima della piena attivazione dei servizi viene effettuato un audit tecnico gratuito, finalizzato a valutare:
- parco macchine e postazioni di lavoro;
- configurazione della rete LAN e WLAN;
- presenza e gestione di server;
- sistemi di backup;
- eventuali sistemi di logging;
- principali criticità di sicurezza.
Al termine dell’audit viene elaborata una valutazione tecnica dello stato dei sistemi, utile anche ai fini documentali per la scuola.
4. Progetto di adeguamento alle Misure Minime di Sicurezza AgID
Sulla base dei risultati dell’audit viene predisposto un progetto personalizzato di adeguamento, che consente alla scuola di pianificare nel tempo:
- miglioramento delle misure di sicurezza;
- organizzazione della gestione ICT;
- priorità di intervento in funzione del rischio.
Il progetto è coerente con:
- Misure Minime di Sicurezza AgID;
- Piano Triennale per l’Informatica nella PA;
- principi di sicurezza del GDPR.
5. Redazione di Regolamento informatico personalizzato
Il servizio comprende la redazione di un Regolamento informatico ad hoc, che disciplina:
- utilizzo delle postazioni di lavoro;
- gestione delle credenziali;
- uso della rete e di Internet;
- utilizzo di dispositivi USB;
- gestione dei dati in segreteria;
- corretto uso delle apparecchiature didattiche;
- obblighi di sicurezza per personale e docenti.
Il regolamento è adattato all’organizzazione reale della scuola ed è predisposto per la successiva approvazione degli organi collegiali.
6. Supporto operativo su MEPA, ANAC (FVOE) e piattaforme di gara
Il servizio comprende supporto e consulenza operativa per:
- utilizzo del MEPA:
- trattative dirette;
- confronto preventivi;
- RDO semplici ed evolute;
- supporto sugli adempimenti ANAC;
- controlli e verifiche su FVOE.
Un supporto particolarmente utile per le segreterie nella gestione quotidiana delle procedure di acquisto.
7. Supporto completo sul Desktop Telematico – Entratel
È incluso il supporto tecnico da remoto per:
- installazione e configurazione del Desktop Telematico Entratel;
- aggiornamento software;
- gestione Java e compatibilità;
- gestione certificati digitali;
- ambiente di sicurezza, chiavi e PIN;
- configurazione utenti;
- importazione ed esportazione file;
- controllo e invio dichiarazioni;
- problemi di firma e autenticazione;
- ripristino completo dell’ambiente Entratel in caso di malfunzionamenti.
Costo del servizio
Il pacchetto è proposto al costo di:
€ 1.500,00 oltre IVA
Codice iniziativa MEPA: SIST54-ASSISTENZA360
Il prezzo comprende tutte le attività descritte, incluse la nomina dell’Amministratore di Sistema, l’audit tecnico e la redazione del regolamento informatico.
Perché questa soluzione è adeguata anche dal punto di vista normativo
Il servizio consente alla scuola di:
- adempiere agli obblighi di individuazione degli Amministratori di Sistema;
- dimostrare l’adozione di misure di sicurezza adeguate;
- documentare un percorso di miglioramento continuo;
- ridurre il rischio di contestazioni in sede di audit e controlli.
L’approccio adottato è coerente con il principio di accountability previsto dal GDPR, secondo cui il Titolare del trattamento deve essere in grado di dimostrare la conformità alle norme.
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