Stipula del contratto su MEPA: la “Gestione Esecuzione Contrattuale” diventa il passaggio obbligato

Cosa cambia per RUP e Punti Ordinanti dopo la firma e il caricamento del documento di stipula — guida operativa passo dopo passo

Chi opera quotidianamente su Acquisti in Rete PA per la gestione di affidamenti diretti e Trattative Dirette conosce bene la sequenza consolidata della fase di stipula, riprodotta nella schermata seguente: da qui parte il nostro percorso, perché è proprio a valle di questo passaggio — già noto — che si inserisce la novità di cui parliamo in questo articolo.

Come vedete nella schermata da noi conosciuta a volte può succedere che su alcune procedure lo stato della Rdo  resta sempre in Esame , anche se abbiamo effettuato la stipula . Premetto che anche nel caso in cui la Rdo cambiasse lo stato in stipulato tale adempimento è comunque obbligatorio ai fini della Pubblicità legale (Art.27) e della Trasparenza (Art.28)

Nella schermata, come sempre, la stazione appaltante:

• verifica o completa i dati riepilogativi del contratto già impostati dal sistema: Data stipula contratto, Data di attivazione contratto e Durata contratto (mesi);
• controlla il Valore contratto in € (IVA esclusa), riportato sia in cifre che in lettere;
• sceglie tra le due opzioni previste: “Documento di stipula generato automaticamente dal sistema” (il caso più frequente per gli affidamenti diretti) oppure “Contratto Prodotto dalla Stazione Appaltante”, quando si utilizza un proprio schema di contratto;
• spunta la dichiarazione “ACCETTA” relativa alla conformità del documento alle Linee Guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, necessaria in particolare quando l’atto proviene da un originale analogico;
• genera il documento con il pulsante GENERA (nell’esempio, Stipula_NG6486426.pdf), lo scarica, lo fa firmare digitalmente al Dirigente Scolastico/Punto Ordinante e lo carica a sistema in formato .p7m con la funzione ALLEGA; Succevamente clicca su Stipula .

Fino a ieri, questo insieme di operazioni — generazione, firma e caricamento del documento di stipula in .p7m — esauriva, nella pratica, gli adempimenti immediatamente necessari a livello di piattaforma: il contratto poteva considerarsi stipulato e la procedura restava in carico alla stazione appaltante solo per gli obblighi di trasparenza e le comunicazioni ANAC gestite con gli strumenti già in uso.

⚠️ A seguito di alcuni aggiornamenti stiamo riscontrando dei problemi sulla piattaforma mepa : A volte , il caricamento del file di stipula firmato in .p7m non è più sufficiente, da solo, a completare la stipula del contratto. Nel caso in cui lo stato della Rdo resta in esame al fine di completare il processo di stipula dobbiamo utilizzare il nuovo strumento “Gestione Esecuzione Contrattuale” al fine di procedere alla compilazione della sottoscrizione del contratto (scheda sc1) da inviara alla Banca Dati Nazionale dei contratti Pubblici ..

Premetto che tale adempimento resta comunque obbligatorio come previsto dall’art.27-28 del Dlgs 36/2023 al fine di trasmettere alla Banca Dati Nazionale dei Contratti Pubblici tutte le informazioni relative al ciclo di vita dei contratti pubblici . Vediamo insieme, passo dopo passo,come trasmettere la prima comunicazione quella relativa alla sottoscrizione dei contratto , successivamente preparerà una sezione dedicata alle schede di trasmissione anac , dalla sottoscrizione , all’esecuzione fino alla conclusione e collaudo . Cosa succede subito dopo il caricamento del file di Fig. 1, quali dati vanno inseriti nel nuovo strumento e quali sono le attenzioni da avere per non incorrere in errori procedurali, prendendo come riferimento un caso concreto: un affidamento diretto per la fornitura di dispositivi digitali nell’ambito del POC “Per la Scuola” 2014-2020, Asse II, Azione 10.8.6 “Centri scolastici digitali”.

Il nuovo obbligo: Gestione Esecuzione Contrattuale

Andiamo sul cruscotto , clicchiamo su Cerca ordini e negoziazioni e inseriamo il numero della procedura come da esempio , poi clicchiamo su cerca tra le negoziazioni . In alternativa potremmo usare il menu di Sinistra e cliccare su negoziazioni – Mepa – Rdo completate e ricercare la nostra procedura

Dal menu laterale della pagina  della procedura compare infatti la nuova voce “GESTIONE ESECUZIONE CONTRATTUALE”,  che rappresenta il vero hub da cui gestire l’intera  fase esecutiva del contratto: sottoscrizione, gestione e conclusione ,ovvero tutti gli adempimenti previsti dal Ciclo di Vita dei contratti pubblici e quanto previsto dagli art.27-28 del Dlgs 36/2023.

Accedendo alla sezione si arriva alla schermata della procedura, procedere come da esempio sottostante

Clicchiamo ora su Compila

Compiliamo adesso la sezione in base alle nostre esigenze come da esempio sottostante

Una volta completato l’inserimento dei dati , clicchiamo su Verifica a questo punto lo stato della procedura cambierà in Stipulato e arriverà la notifica all’operatore economico.

Ricordo che il file di stipula va inviato allo stesso manualmente attraverso lo strumento comunicazione del mepa o via Pec , il sistema non invia automaticamente il file all’operatore , ma solo la notifica .

📌 Nota tecnica: la scelta va valutata con attenzione dal RUP in base alla natura reale della fornitura. Una configurazione errata in questa fase può comportare la richiesta di schede ANAC non pertinenti o, peggio, l’omissione di comunicazioni obbligatorie (es. SAL per forniture con consegne periodiche).

Il modulo “Sottoscrizione” riprende nella sostanza i dati della scheda ANAC SC1 (Sottoscrizione del contratto), integrandoli però direttamente nel flusso MEPA. Il form richiede la compilazione dei seguenti campi:

Campo	Descrizione / fonte del dato
Codice AUSA	Codice dell’Anagrafe Unica delle Stazioni Appaltanti dell’ente, indispensabile per l’interoperabilità con la Piattaforma Contratti Pubblici (PCP) di ANAC.
Id Partecipante	Identificativo generato automaticamente dal sistema per l’operatore economico aggiudicatario (non modificabile).
CIG	Riportato dal sistema, già acquisito in fase di indizione tramite l’integrazione con la PCP.
Data Stipula	Precompilata in base al documento di stipula generato o caricato dal Punto Ordinante.
Data Esecutiva	Da inserire manualmente: coincide con il completamento delle verifiche dei requisiti ex art. 80 e con l’efficacia del contratto.
Data Decorrenza	Data di effettivo avvio dell’esecuzione delle prestazioni contrattuali.
Data Scadenza	Termine finale del contratto, calcolato in base alla durata prevista.
Importo Cauzione	Valore della garanzia definitiva o della cauzione richiesta ai sensi del D.Lgs. 36/2023, ove prevista.

⚠️ Attenzione: una volta trasmessi i dati ad ANAC tramite COMUNICA AD ANAC, il form si blocca in sola visualizzazione. Eventuali correzioni successive richiederanno la gestione di schede di rettifica o l’intervento su ANAC in fase di gestione/modifica contrattuale, non più la semplice riedizione del form di Sottoscrizione.

La gestione prosegue per tutto il ciclo di vita del contratto

La nuova sezione “Gestione Esecuzione Contrattuale” non dovrà essere utilizzata esclusivamente per la trasmissione delle informazioni relative alla sottoscrizione del contratto, ma costituirà il punto di riferimento per la comunicazione ad ANAC di tutte le informazioni riguardanti il successivo ciclo di vita del contratto pubblico.

Attraverso tale sezione dovranno pertanto essere gestiti e trasmessi, secondo le funzionalità rese progressivamente disponibili dalla piattaforma, anche gli eventi relativi all’avvio e all’esecuzione del contratto, agli eventuali stati di avanzamento, alle modifiche contrattuali, alle sospensioni, alla conclusione delle prestazioni, al collaudo o alla verifica di conformità e agli ulteriori adempimenti previsti.

Il RUP dovrà quindi verificare periodicamente la presenza di nuove schede o eventi da compilare, assicurando la tempestiva e corretta trasmissione dei dati alla Banca Dati Nazionale dei Contratti Pubblici, anche ai fini dell’assolvimento degli obblighi di pubblicità e trasparenza previsti dagli articoli 27 e 28 del D.Lgs. 36/2023.

La comunicazione dei dati di sottoscrizione del contratto rappresenta, pertanto, soltanto il primo adempimento di un flusso informativo che accompagnerà il contratto per tutta la sua durata, fino alla completa conclusione dell’esecuzione e alla relativa chiusura amministrativa.