Piano Scuola 4.0 – Azione 1 – Azione 2
Finalmente è riaperta definitivamente la piattaforma relativamente ai progetti pnrr Classroom e Labs , è possibile infatti inoltrare la rendicontazione finale per avere il saldo . In questo breve tutorial vedremo tutti i passi da effettuare .
Ricordiamoci sempre che come chiaramente indicato sull’accordo di concessione Articolo 4 la data ultima per la rendicontazione è fissata al 31.12.2025 .Pertanto non facciamoci prendere dall’ansia
Fase 1 Variazione del Quadro Economico
Ecco i massimali che erano previsti in fase di progettazione
- Arredi innovativi (Max 20%)
- Piccoli adattamenti edilizi (Max 10%)
- Spese gestionali/progettazione (Max 10%)
📘 Ecco un tutorial che vi guiderà passo dopo passo nella procedura di variazione del Quadro Economico.
In questa fase sarà necessario inserire gli importi effettivamente sostenuti relativi alle tre macrocategorie di spesa.
Una volta completata la compilazione, il Quadro Economico dovrà essere sottoposto ad autorizzazione.
Solo dopo l’approvazione della variazione sarà possibile procedere con la rendicontazione.
Nel caso in cui si riscontri un lievo superamento dei massimali o dei minimali, è comunque consigliabile inoltrare la richiesta di variazione, motivando in modo puntuale le circostanze che hanno determinato tale scostamento.
Una volta entrati in piattaforma Futura con le credenziali del Ds clicchiamo su GESTIONE poi su Variazione Progetti
A questo punto selezioniamo il progetto e clicchiamo su CREA NUOVA RICHIESTA
clicchiamo ora sui tre puntini poi su MODIFICA
A questo punto compiliamo il quadro economico definitivo inserendo gli importi reali delle spese realmente sostenute , per verificare i massimali potete utilizzare il mio tools (Calcolatore Massimali PNRR Scuola 4.0)
Una volta inseriti i parametri corretti per ogni voce andiamo alla sezione dichiarazioni e compiliamo la sezione come da esempio sottostante .Successivamente clicchiamio su Salva
A questo punto per completare la procedure clicchiamo su FIRMA E INOLTRO oppure su AVANTI
A questo punto completiamo l’inoltro firmado il modello di variazione con la firma del Ds
Fase 2 Aggiorniamo il cronoprogramma
Il mancato aggiornamento del cronoprogramma può comportare l'impossibilità ad operare in piattaforma , pertanto andiamo nella sezione ATTUAZIONE poi clicchiamo su CRONOPROGRAMMA e completiamo lo stesso inserendo le date reali di fine effettiva del progetto .Ecco un esempio di compilazione nella foto sottostante , bisogna compilare correttamenta le data di inizio effettivo e la date di fine effettiva.
Fase 3 Controlliamo i Target
il primo controllo da effettuare è quello dei target infatti è necessario verificare se in piattaforma abbiamo effettuato correttamente il monitoraggio e la certificazione del target , ricordo che il mancato raggiungimento del target può portare alla revoca del finanziamento .
Clicchiamo su PROGETTAZIONE poi selezioniamo il progetto in esame .
A questo punto clicchiamo su Proposta progettuale , poi su SCARICA DOCUMENTO PROGETTUALE FIRMATO
A questo punto apriamo il progetto e controlliamo le sezioni come da foto sottostante
Facciamo attenzione agli indicatori e al Target indicato dal progetto , controlliamo se abbiamo effettuato correttamente il monitoraggio indicando un valore pari o superiore a quello previsto dal progetto
L'analisi del piano finanziario è importantissima in quanto dall'analisi delle procedure e dei giustificativi di spesa dobbiamo verificare di non aver superato i massimali sugli arredi e sui piccoli adattamenti edilizi , nelle varie checklist infatti il Ds dichiara il rispetto degli stessi .
A questo punto andiamo su ATTUAZIONE - MONITORAGGI e verifichiamo il corretto inserimento dei parametri che devono essere uguali o superiori a quelli indicati in progettazione .Nel caso in cui ci dovessimo accorgere che per errore i parametri sono inferiori e non riusciamo a modificare e inviare gli stessi , vi consiglio di aprire un ticket e richiedere la riapertura della sezione
Andiamo adesso in RENDICONTAZIONE - CERTIFICAZIONE TARGET e verifichiamo di aver inserito un numero di ambienti pari o supreriore rispetto a quelli indicati dal progetto .
Se ci accorgiamo di aver commesso degli errori entrando con le credenziali del Ds in basso a sinistra ci sarà la voce RIAPRI CERTIFICAZIONE
Fase 4 Compiliamo la sezione Procedure
A questo punto andiamo su GESTIONE - PROCEDURE
Ecco una guida su come compilare la sezione procedure
Verifichiamo il corretto inserimento di tutte le procedure sia quelle relative al personale sia quelle relative agli acquisti .Essendo un progetto a costi reali dobbiamo inserire tutti gli incarichi effettuati e tutti gli acquisti fatti .
In caso di verifica, è indispensabile che ogni dichiarazione contenuta nella checklist di autocontrollo delle procedure a supporto degli affidamenti sia veritiera e coerente con la documentazione prodotta.
Ricordo che le checklist hanno la funzione di orientare l’amministrazione nel controllo e nell’eventuale correzione di errori procedurali commessi durante la fase di negoziazione.
Analizziamo insieme la checklist di autocontrollo delle procedure e vediamo quali sono gli elementi più delicati :
- 1.5 È stato verificato il rispetto del divieto del c.d. doppio finanziamento (Regolamento (UE) 2021/241 art. 9), ossia che non ci sia una duplicazione del finanziamento degli stessi costi da parte del dispositivo e di altri programmi dell’Unione, nonché con risorse ordinarie da bilancio statale?
- Esito del controllo SI
Nel caso in cui sia cambiato il Dirigente Scolastico è necessario che lo stesso faccia il subentro come rup e vada compilare una dichiarazione relativa al doppio finanziamento che dovrà essere protocollara e conservata agli atti .
- 1.6 Sono state verificate le dichiarazioni riguardanti il titolare effettivo e la relativa identità (i.e. art. 20 D.Lgs. n. 231/2007, art. 22 del Reg. UE n. 241/2021, Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze n. 55/2022)?
- Esito del controllo SI
In questo caso, la scuola avrebbe dovuto acquisire una dichiarazione dall’operatore economico e verificarne la coerenza con una visura camerale aggiornata dell’impresa. Si ricorda che, ai fini della normativa vigente, è considerato “titolare effettivo” ogni socio che detenga una partecipazione pari o superiore al 25%.
Qualora la documentazione fornita dall’operatore non riporti l’eventuale presenza di soci rilevanti, è necessario colmare la carenza richiedendo una dichiarazione integrativa ex post, motivando la richiesta con l’esigenza emersa in sede di compilazione delle checklist, in cui la scuola ha riscontrato l’omissione.
- 1.7 Sono state verificate le dichiarazioni relative all’assenza di cause di incompatibilità e di conflitto di interesse di: (i) RUP; (ii) Commissari di gara; (iii) legale rappresentante dell’operatore economico; (iv) titolari effettivi qualora gli stessi non coincidano con il legale rappresentante?
Esito del Controllo SI
Nel caso abbiate cambiato Dirigente Scolastico assicuratevi che lo stesso abbia sottoscritto la dichiarazione relativa ai conflitti di interesse.
- 1.11 È stato verificato il rispetto delle misure in materia di pari opportunità e inclusione lavorativa (i.e., art. 47 del D.L. n. 77/2021, Linee Guida della Presidenza del Consiglio dei ministri del 7 dicembre 2021)
- Esito del Controllo SI
In questo caso la Stazione Appaltante avrebbe dovuto richiedere, già in fase di negoziazione, all’operatore economico una dichiarazione in merito al rispetto delle misure in materia di pari opportunità e inclusione lavorativa. Qualora tale adempimento non sia stato effettuato, si consiglia di sanare la carenza richiedendo all’operatore una dichiarazione integrativa ex post.
[Clicca qui per scaricare un facsimile]
- 1.12 Sono state compilate le checklist per comprovare il rispetto dei principi di DNSH (i.e., art. 18 Reg. UE n. 241/2021, Circolare della Ragioneria di Stato n. 32/2021, Circolare della Ragioneria di Stato n. 33/2022)?
- Esito del Controllo Si
In questo caso la Stazione Appaltante avrebbe dovuto richiedere, già in fase di negoziazione, all’operatore economico una dichiarazione in merito al rispetto del Dnsh . Qualora tale adempimento non sia stato effettuato, si consiglia di sanare la carenza richiedendo all’operatore una dichiarazione integrativa ex post.
Oltre ad una autodichiarazione generica dove l'operatore attesta che i prodotti forniti sono conformi ai principi del Dnsh andrebbero anche messe a protocollo le check list allegato 3 e allegato 6 per ogni prodotto fornito , checklist che dovrebbero essere prodotte dall'operatore economico .
La checklist allegato 3 andrebbe compilata per tutti i prodotti acquistati che appartengono alla categoria di fabbricazione Nace 262000
La checklist allegato 6 andrebbe compilata nel caso in cui abbiamo acquistato o noleggiato servizi IT in cloud e hosting
- 1.13 [Solo se applicabili (ad esempio, in caso di procedure di affidamento per la fornitura di arredi nella percentuale massimprevista)] È stata verificata l’applicazione delle specifiche riguardanti i Criteri Ambientali Minimi (CAM) (i.e., art. 34 D.Lgs. n. 50/2016 o art. 57, comma 2, del D.Lgs n. 36/2023)?
- Esito del Controllo : Si
In questo caso la Stazione Appaltante avrebbe dovuto richiedere già in fase di negoziazione all'operatore economico una dichiarazione in merito al rispetto dei cam (Criteri ambientali minimi) .Qualora tale adempimento non sia stato effettuato, si consiglia di sanare la carenza richiedendo all’operatore una dichiarazione integrativa ex post. La dichiarazione di conformità ai CAM deve essere richiesta quando l’acquisto o l’intervento rientra tra le forniture o i servizi soggetti ai Criteri Ambientali Minimi. In particolare, è obbligatoria in caso di acquisto di arredi, tendaggi o altri materiali coperti dai CAM, così come per lavori di tinteggiatura, per i quali deve essere attestata la conformità delle pitture utilizzate ai CAM ‘Edilizia
- 2.4 [Per le procedure avviate entro il 31 dicembre 2023]] È stato verificato il rispetto degli adempimenti relativi alla Pianificazione e Programmazione dei lavori/beni/servizi?
- Esito del controllo: si
Il Programma biennale degli acquisti di beni e servizi andava predisposto, ai sensi dell’art. 21, comma 6, del D.Lgs. 50/2016 (vecchio Codice dei contratti pubblici), per tutti gli affidamenti di importo superiore a € 40.000,00 oltre IVA. Con l’entrata in vigore del nuovo Codice (D.Lgs. 36/2023) dal 1° gennaio 2024, la soglia è stata innalzata e l’obbligo di programmazione sussiste ora solo per importi superiori a € 140.000,00 oltre IVA.
Qualora ci si accorga che il Programma non sia stato redatto per le procedure che ricadevano nella disciplina precedente, può essere opportuno predisporlo ex post e pubblicarlo nella sezione “Amministrazione Trasparente” del sito istituzionale, al percorso: Bandi di gara e contratti → Programma biennale degli acquisti di beni e servizi.
Anche se non è più possibile procedere alla pubblicazione sulla piattaforma del MIT, tale attività potrebbe rappresentare una forma di bonifica dell’omissione e contribuire a dimostrare la buona fede e la diligenza dell’amministrazione in caso di verifica o controllo.
- 2.6 È stato nominato il Responsabile unico del procedimento?
- Esito del controllo: Si
Nel caso in cui vi sia stato un avvicendamento alla dirigenza, il nuovo Dirigente Scolastico deve procedere formalmente al subentro nel ruolo di RUP.
2.7 Nel determinare l’importo posto a base di gara, sono stati individuati, i costi della manodopera, e sono stati scorporati i costi della sicurezza (art. 23, comma 16, del D.Lgs. n. 50/2016 e art. 41, comma 14, del D.Lgs. n. 36/2023)?
Esito del controllo: Si
L’indicazione dei costi della manodopera e la separata individuazione dei costi della sicurezza avrebbero dovuto essere riportate nella determina a contrarre o nell’atto equivalente, in conformità a quanto previsto dall’art. 23, comma 16, del D.Lgs. 50/2016 (per le procedure avviate prima del 1° luglio 2023) e dall’art. 41, comma 14, del D.Lgs. 36/2023 (per le procedure successive).
Nel caso in cui tali elementi non siano stati esplicitati, potrebbe essere utile procedere a una rettifica ex post dell’atto originario, motivando l’integrazione con il fatto che, in sede di compilazione delle checklist di autocontrollo delle procedure, è stata rilevata tale mancanza.
In alternativa, o a completamento, potrebbe essere valutata la richiesta all’operatore economico di una dichiarazione dettagliata sui costi della manodopera e della sicurezza, da acquisire agli atti a supporto della procedura.
- 2.16 Sono state rispettate le modalità di pubblicità legale degli atti?
- Esito del controllo: Si
È opportuno verificare che tutti gli atti, quali la determina a contrarre, il provvedimento di affidamento e il contratto generato dal MEPA, siano stati pubblicati nella sezione “Amministrazione Trasparente”.
Nel caso in cui il contratto non risulti pubblicato, potrebbe essere utile procedere alla pubblicazione ex post, così da dimostrare la buona fede e la volontà di regolarizzare l’adempimento.
- 2.17 È stato verificato che i concorrenti abbiano presentato il Documento di Gara Unico Europeo (DGUE) ai sensi dell’art. 85 D.Lgs. n. 50/2016[per le procedure avviate entro il 31 dicembre 2023] o dell’articolo 91 del D. Lgs. 36/2023[per le procedure avviate a partire dal 1° gennaio 2024] in formato elettronico?
- Esito del controllo: Si
Il DGUE è obbligatorio per le procedure di affidamento di importo superiore a € 40.000 oltre IVA. Qualora ci si accorga che non sia stato richiesto, potrebbe essere opportuno acquisirlo ex post, così da integrare la documentazione di gara.
- 4.5 [per le procedure avviate entro il 31 dicembre 2023] È stato verificato che la “garanzia definitiva” sia stata costituita nel pieno rispetto di quanto previsto all’ art. 103 del D. Lgs. n. 50/2016?
- Esito del controllo: Si
- 4.6 [per le procedure avviate a partire dal 1° gennaio 2024] [In caso di ricorso all’affidamento diretto o alla procedura negoziata senza previa pubblicazione del bando] È stato verificato che la garanzia definitiva sia pari al 5% dell’importo contrattuale ai sensi dell'art. 53, comma 4, del D.Lgs. n. 36/2023?
- Esito del controllo : Si
- 4.7 [per le procedure avviate a partire dal 1° gennaio 2024] [In caso di ricorso all’affidamento diretto o alla procedura negoziata senza previa pubblicazione del bando, qualora non sia richiesta la garanzia definitiva] È stato verificato che l'esonero dalla prestazione della garanzia definitiva sia stato adeguatamente motivato?
- Esito del controllo: Si
Per quanto riguarda la garanzia definitiva, occorre distinguere in base alla data di avvio della procedura di affidamento:
✅ Affidamenti avviati prima del 1° gennaio 2024
(Disciplina del D.Lgs. 50/2016, art. 103)
La richiesta della garanzia definitiva era obbligatoria e l’importo era fissato nella misura del 10% dell’importo contrattuale, con eventuali riduzioni in base ai requisiti dell’operatore economico (es. certificazioni).
✅ Affidamenti avviati dal 1° gennaio 2024 in poi
(Disciplina del D.Lgs. 36/2023, art. 53, commi 4 e 5)
La garanzia definitiva è dovuta nella misura del 5% dell’importo contrattuale, salvo incrementi o riduzioni. L’obbligo può essere escluso solo se la decisione a contrarre contiene una motivazione esplicita.
Alla luce di ciò, il controllo deve riguardare:
- se la garanzia è stata effettivamente richiesta e prodotta dall’operatore economico;
- in caso contrario, se nella decisione a contrarre è presente una motivazione che giustifichi l’esonero.
Qualora la motivazione non risulti indicata, potrebbe essere opportuno procedere con un decreto integrativo della decisione a contrarre, specificando le ragioni dell’eventuale mancata richiesta (es. ribasso contenuto, basso rischio, natura dell’affidamento), così da regolarizzare la documentazione e dimostrare la buona fede dell’amministrazione in caso di verifica.
Clicca qui per scaricare un facsimile di checklist di autocontrollo delle procedure compilato
Una volta inserite tutte le procedure, è possibile estrapolarle in un file Excel per effettuare i controlli finali, verificare l’importo complessivamente speso e accertarsi di non aver superato il massimale previsto. Lo stesso file potrà essere utilizzato per il confronto con la sezione “Rendicontazione” e con i giustificativi di spesa già prodotti o da produrre.
Fase 5 Effettuiamo la Rendicontazione
Ai fini dell’inoltro della rendicontazione, sarà necessario caricare in piattaforma tutti i giustificativi di spesa relativi agli affidamenti e al personale. Di conseguenza, dovranno essere stati effettuati tutti i pagamenti, inclusi quelli riferiti al 10% delle spese amministrative e gestionali, così da poter procedere con l’invio della rendicontazione e la richiesta del saldo.
Anche in questo caso ci dovrebbe essere un aggiornamento della piattaforma che dovrebbe consentire alle Istitutizioni Scolastiche che non possono anticipare di richiedere il saldo , la richiesta dovrebbe essere attivata dalla sezione pagamento .Pertanto nel caso in cui non possiate anticipare il 10% il mio consiglio è quello di attendere l'implementazione della nuova funziona in piattaforma .
Ecco una guida per quanto riguarda l'inserimento dei giustificativi di spesa
Una volta caricati tutti i giustificativi di spesa, sarà opportuno verificare gli importi complessivi e confrontarli con il file Excel estratto dalla sezione “Procedure”, così da accertare la coerenza tra le spese rendicontate e quelle impegnate nella medesima sezione.
A questo punto accediamo alla sezione Riepilogo e assicuriamoci di aver rispettato i massimali e i minimali previsti dal progetto
A questo punto è necessario accedere alla sezione “Certificazione Target” e verificare che tutti i dati siano stati inseriti in modo corretto.
Qualora emergano inesattezze, accedendo con le credenziali del Dirigente Scolastico è ancora possibile riaprire la sezione ed effettuare le opportune modifiche.
Si ricorda che il mancato raggiungimento dei target può comportare la revoca totale o parziale del finanziamento. Per questo motivo è fondamentale assicurarsi che gli ambienti indicati e descritti corrispondano effettivamente ai target previsti.
All’interno di questa sezione è necessario svolgere due attività distinte ma strettamente correlate.
In primo luogo, va caricata la planimetria dell’edificio o degli edifici coinvolti, assicurandosi che gli ambienti oggetto di intervento siano chiaramente evidenziati o contrassegnati, così da rendere immediatamente riconoscibile gli ambienti interessati dal progetto .
Successivamente, occorre inserire ogni ambiente in modo puntuale e separato, compilando tutte le informazioni richieste dalla piattaforma. Per ciascun ambiente devono essere caricati:
- le fotografie, preferibilmente in numero sufficiente a documentare l'intervento effettuato;
- una descrizione chiara e coerente dell'ambiente e delle apparecchiature installate nello stesso ;
- gli altri dati obbligatori previsti dal sistema .
Se, ad esempio, il target progettuale prevede la realizzazione o l’adeguamento di 25 ambienti, sarà necessario inserire in piattaforma 25 schede distinte, una per ciascun ambiente, popolando integralmente tutte le sezioni richieste.
L’incompletezza o l’inserimento parziale delle informazioni potrebbe compromettere la corretta rendicontazione e la certificazione dei target, con possibili conseguenze sulla liquidazione del saldo o sulla verifica da parte degli organismi di controllo.
Fase 5 Dichiarazioni
Andiamo su Rendicontazione - Dichiarazioni
Dobbiamo spuntare tutte le dichiarazioni come da esempio sottostante , successivamente andremo a compilare la checklist di amminissibilità della spesa
Per quanto riguarda la Dichiarazione Dnsh il mio consiglio è quello di inserire una dichiarazione del Dirigente dove lo stesso attesta di aver controllato tutti gli allegati 3-6 prodotti dall'operatore economico
La piattaforma fa scaricare un facsimile di allegato 3-6 secondo me in maniera errata , ecco un facsimile che secondo me potete utilizzare per attestare il rispetto del principio DNSH
Andiamo ora a compilare l'ultima checklist di controllo , quella relativa all'ammissibilità della spesa
Analizziamo insieme la checklist e vediamo quali sono gli elementi più delicati :
Nella sezione “Anagrafica Progetto/Intervento”, al campo di cui Iva è necessario indicare l’importo complessivo dell’IVA riferito all’intero progetto.
Tale dato può essere verificato accedendo alla sezione “Rendicontazione – Giustificativi di spesa”, consultando la voce “Importo IVA”
Nella sezione “Anagrafica Domanda di rimborso (DDR)” nel campo Id di presentazione della DDR inserire il numero della checklist di ammissibilità della spesa , per esempio se è la seconda che inviamo inseriamo 02 , successivamente compiliamo tutti gli altrio campi come da esempio sottostante
Passiamo ora alla Checklist , analiziamo alcune sezioni
Clicca qui per scaricare un facsimile di checklist compilata
Il Dirigente Scolastico incaricato della compilazione delle checklist — anche se subentrato e non direttamente coinvolto nella fase di gestione del progetto — è responsabile delle dichiarazioni rese. Prima di attestare la conformità, è quindi indispensabile che verifichi con attenzione il rispetto dei massimali e delle percentuali di spesa previste dal finanziamento.
In particolare, le risorse dovevano essere ripartite secondo i seguenti limiti:
- almeno il 60% per l’acquisto di dotazioni tecnologiche;
- massimo 20% per gli arredi;
- massimo 10% per i piccoli adattamenti edilizi;
- massimo 10% per le spese gestionali e amministrative.
Pertanto, prima di compilare la checklist, il Dirigente deve verificare che tali soglie siano state rispettate.
Ad esempio, se per gli arredi era previsto un limite del 20%, è necessario accertare che l’importo speso non lo superi.
Qualora l’amministrazione abbia impegnato una quota superiore rispetto al massimale previsto per una determinata voce di spesa, l’eccedenza non potrà essere considerata ammissibile e non sarà rendicontabile.
Proprio perché la checklist comporta una dichiarazione formale di conformità, il Dirigente deve acquisire e controllare la documentazione contabile e amministrativa, evitando di attestare elementi non verificati o privi di riscontro oggettivo.
Nel caso in cui uno o più documenti di spesa — ad esempio fatture, mandati di pagamento o quietanze — non riportino il CIG, il CUP, il codice o il titolo del progetto, sarà necessario predisporre un atto di riconducibilità che colleghi formalmente il giustificativo all’intervento finanziato.
Tale atto dovrà essere allegato al documento corrispondente, così da garantirne la tracciabilità ai fini della rendicontazione e dei controlli.
una Volta completata e inviata la checklist con le credenziali del Ds possiamo inoltrare la rendicontazione .
P.S. Nel caso in cui non sia stata ancora inoltrata la richiesta di trasferimento intermedio del 40%, è ancora possibile procedere accedendo alla sezione “Pagamenti” e selezionando “Aggiungi" ( Richiesta trasferimenti intermedi).
A questo punto accediamo alla sezione RENDICONTAZIONE → GIUSTIFICATIVI DI SPESA e clicchiamo in basso a destra su “Inoltra”, pulsante che al momento risulta temporaneamente non visibile.
Per quanto riguarda la dichiarazione DNSH, è possibile riutilizzare il fac-simile precedentemente allegato anche in questa sezione, oppure allegare i modelli 3 e 6 forniti dall’operatore economico.