Guida pratica alla piattaforma

Struttura operativa di Acquisti in Rete PA

Iniziative dedicate, Ambienti, Gruppi e Ordini attuativi spiegati in modo semplice

Perché è importante conoscere questa struttura?

La piattaforma Acquisti in Rete PA, gestita da CONSIP S.p.A., organizza gli acquisti pubblici attraverso quattro elementi chiave: Iniziativa dedicata, Ambiente, Gruppo e Ordine attuativo. Comprenderne il ruolo consente a scuole e amministrazioni di operare nel pieno rispetto delle regole di evidenza pubblica e della corretta contabilità.

La struttura in 4 livelli

Prima di entrare nel dettaglio, ecco uno schema sintetico dei quattro livelli:

1. Iniziativa dedicata

Contenitore giuridico–organizzativo che deriva da una procedura già aggiudicata (Accordo Quadro, Appalto Specifico, RdO evoluta, ecc.).

2. Ambiente

Unità funzionale di acquisto, operativamente assimilabile a un lotto esecutivo della procedura (soprattutto nelle RdO evolute).

3. Gruppo

Insieme delle amministrazioni e degli utenti autorizzati a emettere ordini su quella iniziativa/ambiente.

4. Ordine attuativo

Atto con cui l’ente formalizza il contratto, acquisisce il CIG e costituisce l’impegno di spesa sul proprio bilancio.

1. Iniziativa dedicata: il contenitore giuridico della procedura

L’iniziativa dedicata è il livello più alto della struttura e rappresenta il contenitore giuridico–organizzativo messo a disposizione sulla piattaforma. Può essere creata solo dopo una procedura di gara già aggiudicata:

Accordo Quadro;
Appalto Specifico su Accordo Quadro o SDAPA;
gara su delega;
RdO evoluta o altre procedure concluse.

Il suo scopo è permettere ad altre amministrazioni di acquistare nel rispetto delle condizioni (tecniche, economiche e contrattuali) fissate in quella procedura.

Attenzione: l’iniziativa dedicata non genera obbligazioni giuridiche, non produce impegni di spesa e non comporta l’acquisizione di CIG. È un livello esclusivamente abilitativo e organizzativo.

2. Ambiente: l’unità funzionale di acquisto (lotto esecutivo)

All’interno di ogni iniziativa sono configurati uno o più ambienti. L’ambiente è l’unità funzionale ed esecutiva attraverso la quale si gestiscono concretamente gli ordini.

2.1 Ambienti e lotti nelle RdO evolute

Nelle RdO evolute con più lotti, ogni ambiente è operativamente associabile a un lotto:

a ciascun lotto corrisponde un ambiente nell’iniziativa dedicata;
ogni ambiente consente la gestione autonoma degli ordini attuativi;
è possibile attribuire CIG distinti e costituire impegni di spesa separati.

In questa logica l’ambiente funziona come un vero e proprio lotto esecutivo della procedura originaria: la gara definisce i lotti, la piattaforma li “traduce” in ambienti operativi da cui far partire gli ordini.

2.2 Ambiente unico negli affidamenti diretti

Nei casi di affidamento diretto o di procedura non suddivisa in lotti:

l’iniziativa dedicata e l’ambiente sono sostanzialmente sovrapposti;
entrambi fanno riferimento alla stessa procedura e allo stesso perimetro di fornitura;
l’ambiente unico rappresenta l’intero campo in cui l’ente potrà emettere i propri ordini.

Anche in presenza di più ambienti, oppure di un ambiente unico, la regola non cambia: l’ambiente non genera da solo né obbligazioni, né impegni di spesa. È la struttura tecnica da cui partono gli ordini.

3. Gruppo: chi è autorizzato a emettere ordini

Il gruppo definisce il perimetro soggettivo di utilizzo dell’iniziativa o dell’ambiente: indica quali amministrazioni, punti ordinanti o utenti sono abilitati a operare.

In sintesi, il gruppo serve a:

stabilire chi può effettivamente emettere ordini;
garantire la tracciabilità delle responsabilità;
limitare la piattaforma ai soli soggetti espressamente autorizzati.

Il gruppo non produce effetti giuridici o contabili: non genera impegni, non crea obbligazioni, non modifica i contratti. Ha una funzione puramente organizzativa e di controllo degli accessi.

4. Ordine attuativo: dove nasce davvero la spesa

L’ordine attuativo è il momento in cui la procedura si traduce in obbligazione giuridica e in impegno di spesa per l’ente. Viene emesso da un’amministrazione abilitata, su uno specifico ambiente, all’interno di una iniziativa dedicata.

Con l’ordine attuativo:

si perfeziona il contratto esecutivo con l’operatore economico;
viene acquisito il relativo CIG (quando previsto);
si costituisce l’impegno di spesa sul bilancio dell’amministrazione ordinante.

Ogni ordine attuativo è:

autonomo giuridicamente (è un contratto a sé, nel rispetto delle condizioni dell’iniziativa);
autonomamente imputato a livello contabile sul bilancio della singola amministrazione;
sottoposto ai consueti controlli di regolarità amministrativa e contabile.

5. Schema di sintesi dei ruoli

Livello	Che cosa fa	Impegno di spesa?
Iniziativa dedicata	Deriva da procedura aggiudicata e abilita all’uso dei relativi esiti.	No
Ambiente	Unità funzionale (lotto esecutivo) da cui partono gli ordini.	No
Gruppo	Definisce quali enti/utenti sono autorizzati a emettere ordini.	No
Ordine attuativo	Genera il contratto, il CIG (se previsto) e l’impegno di spesa.	Sì

Conclusione

La sequenza Iniziativa → Ambiente → Gruppo → Ordine attuativo consente ad Acquisti in Rete PA di unire semplificazione operativa, legalità delle procedure e correttezza contabile. Per le Istituzioni scolastiche significa poter gestire ogni acquisto in modo tracciabile, autonomo e pienamente conforme alle norme vigenti.

Una volta stipulato l’accordo quadro, è possibile procedere alla generazione degli impegni di spesa attraverso la nuova sezione MEPA “Iniziative Dedicate”. È fondamentale che ciascun impegno sia pienamente conforme alle condizioni economiche, tecniche e procedurali stabilite nell’accordo quadro, nel rispetto del perimetro contrattuale definito in fase di stipula.

Di seguito è disponibile un breve tutorial che illustra come configurare correttamente l’ambiente e predisporre il relativo ordine.

Per prima cosa clicchiamo su Gestione iniziative dedicate

Nella pagina di Gestione iniziative dedicate con un profilo da PO hai la possibilità di creare una nuova iniziativa selezionando CREA INIZIATIVA

Dopo aver selezionato CREA INIZIATIVA individua la gara di partenza – ossia negoziazione/affidamento configurati in precedenza dal quale vuoi partire per creare l’iniziativa dedicata – utilizzando i filtri a disposizione e selezionando lo strumento.

In base al tipo di strumento scelto puoi finalizzare la ricerca attraverso:

il numero di gara;
il nome della gara.

Utilizza i filtri: numero, nome e stato dell’iniziativa e seleziona CERCA per avviare la ricerca o PULISCI per cancellare i campi popolati.

Se la negoziazione di partenza è una RdO Evoluta o Semplice, un Confronto di preventivi con almeno un Lotto aggiudicato , o una Trattativa diretta stipulata, puoi finalizzare la ricerca della gara con i filtri:

CIG;
Bando;
Categoria.

A questo punto, dopo aver individuato la negoziazione da cui partire, puoi creare una nuova iniziativa selezionando GESTISCI in corrispondenza della gara di tuo interesse.

Dopo aver selezionato GESTISCI, visualizzi un messaggio in cui ti viene richiesto di indicare l’Ente proprietario dell’iniziativa.

Se decidi di riassegnare l’iniziativa ad un altro ente – rispetto a quello per cui stai configurando l’iniziativa – seleziona Sì altrimenti No e poi digita CREA.

Se decidi di non riassegnare l’iniziativa ad un altro ente , non potrai farlo successivamente. La configurazione dell’iniziativa, in questo caso, può essere finalizzata solo dal PO.

Dettaglio iniziativa – Configurazione iniziativa dedicata

Nella configurazione dell’iniziativa visualizzi alcune informazioni pre-compilate – in quanto ereditate direttamente dalla gara di riferimento – nella sezione Dati principali:

Dati procedura di gara di riferimento;
Dati dell’iniziativa.

COMPILA invece le sezioni obbligatorie:

Nome dell’iniziativa;
Descrizione dell’iniziativa

A questo punto compiliamo i campi come da esempio sottostante

Clicchiamo su SALVA per salvare l’iniziativa e ATTIVA per procedere con la configurazione della tua iniziativa dedicata.

In seguito alla selezione del pulsante ATTIVA, visualizzi la pagina di Dettaglio iniziativa da cui puoi partire per procedere con la configurazione dei Gruppi di Acquisto e degli ambienti: lo svolgimento di queste operazioni consentirà agli utenti successivamente di poter ordinare sulla tua iniziativa dedicata.

Come creare e gestire l’ambiente d’acquisto

Per consentire agli utenti di ordinare sull’iniziativa in creazione devi configurare gli ambienti di acquisto.

Ogni ambiente corrisponde ad un Lotto della gara oppure ad una Trattativa Diretta o Confronto di Prevemtivi . Qualora il Lotto fosse però aggiudicato a più Operatori economici vedrai tante righe quanti sono gli aggiudicatari, e dovrai creare un ambiente per ogni fornitore aggiudicatario.

All’interno del Dettaglio dell’iniziativa seleziona la voce Gestione degli ambienti.

Qui puoi ricercare i Lotti della gara da cui puoi partire per creare gli ambienti.

A questo punto clicchiamo su GESTIONE AMBIENTI e clicchiamo su CREA AMBIENTE

A questo punto selezioniamo il nostro lotto o la nostra Trattativa Diretta e clicchiamo su CREA

Dati principali dell’ambiente

Compiliamo la Sezione DATI PRINCIPALI

Seleziona il Fornitore contraente – da cui stai acquistando – scegliendolo dal campo omonimo. Nel caso di unico fornitore per il Lotto a cui afferisce l’ambiente, il campo sarà popolato di default con l’impresa aggiudicataria del Lotto.

Inserisci le date di apertura e chiusura dell’ambiente di acquisto. Nella finestra temporale indicata, gli utenti potranno effettuare ordini dedicati.

Successivamente il sistema ti chiederà di indicare se gli ordini di fornitura dovranno essere in Euro – esprimendo il massimale in euro – o in Quantità.

Una volta compilati tutti i dati dell’ambiente clicchiamo su SALVA.

Creazione dei Gruppi di Acquisto

clicchiamo su GRUPPI DI ACQUISTO

In questa sezione puoi definire o associare le Amministrazioni (intese come gruppi di Punti ordinanti abilitati per quell’Ente) e/o singoli Punti Ordinanti che potranno emettere ordini per l’iniziativa di cui sei titolare. Per creare il tuo Gruppo di Acquisto ACCEDI alla sezione Gruppi di Acquisto dalla schermata principale della tua iniziativa.

Clicchiamo su CREA NUOVO GRUPPO

Diamo un nome al gruppo , selezioniamo Aggiungi/elimina singole amministrazioni poi clicchiamo su CONFERMA

A questo punto selezioniamo ISTITUTI SCOLASTICI e digitiamo il codice fiscale della nostra amministrazione , poi clicchiamo su Cerca .Successivamente clicchiamo sul simbolo +

A questo punto clicchiamo su SALVA GRUPPO

A questo punto clicchiamo su GESTISCI ASSOCIAZIONI

Selezioniamo l’ambiente precedentemente creato e clicchiamo su ASSOCIA

Clicchiamo ora su TORNA INDIETRO

Abbiamo compilato pertanto le sezioni DATI PRINCIPALI e GRUPPI DI ACQUISTO , la sezione documentazione in questo caso non è stata popolata in quanto nella stessa puoi mettere a disposizione documenti utili ai Punti Ordinanti che ordineranno sulla tua iniziativa dedicata.In questo caso visto che abbiamo una sola amministrazione e un solo punto ordinante possiamo anche non compilare la sezione .

A questo punto clicchiamo su VALIDA

Clicchiamo ora su TORNA INDIETRO

A questo punto una volta creato l’ambiente siamo pronti per inserire tutti gli ordini successivi all’accordo quadro

clicchiamo su Ordini

Clicchiamo su CREA ORDINE

Ricerchiamo l’iniziativa appena creata utilizzando gli strumenti di ricerca , successivamente clicchiamo sulla lente di ingrandimento

Successivamente clicchiamo su CREA ORDINE

A questo punto compiliamo i campi come da esempio sottostante la struttura ricorda molto quella che siamo abituati ad utilizzare quando facciamo un Oda .

Inseriamo l’importo relativo all’impegno effettivo di spesa e alleghiamo un documento redatto dalla nostra amministrazione con tutti i dettagli dell’impegno di spesa (Buono D’ordine )