Piano Triennale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione: cosa devono fare oggi le scuole

La scuola è parte integrante della Pubblica Amministrazione digitale e, come tale, è vincolata a rispettare le strategie e gli obblighi previsti dal Piano Triennale per l’Informatica 2024-2026 (aggiornato nel 2025 e pubblicato da AgID e dal Dipartimento per la Trasformazione Digitale).

Questo Piano non introduce solo obiettivi generali, ma stabilisce scadenze precise e inderogabili che riguardano tutte le istituzioni scolastiche: dalla gestione dei documenti alla conservazione digitale, fino alla sicurezza informatica.

Cosa prevede il Piano Triennale

• Digitalizzare i processi interni delle scuole, superando il cartaceo e passando ai documenti nativi digitali.
• Garantire una gestione uniforme e trasparente dei documenti, attraverso la nomina di un responsabile e l’adozione di manuali ufficiali.
• Assicurare la conservazione a lungo termine dei documenti digitali con sistemi certificati.
• Favorire l’interoperabilità tra piattaforme della Pubblica Amministrazione (ad esempio PagoPA, NoiPA, ANPR, Piattaforma “Scuola Futura”).
• Rafforzare la sicurezza informatica delle scuole e la loro capacità di resistere ad attacchi e incidenti.

Gli obblighi già in vigore dal 2021

Questi obblighi non sono nati con il Piano 2024-2026. Le scuole li hanno già dal 1° gennaio 2022, quando sono entrate in vigore le Linee Guida di AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.

In particolare, le scuole sono tenute a:

• Nominare un responsabile della gestione documentale, che sovrintenda a protocolli, fascicoli e archivi digitali.
• Redigere e pubblicare il manuale di gestione documentale, che descrive regole e procedure interne.
• Gestire i documenti con procedure uniformi e trasparenti, dal protocollo informatico alla classificazione e fascicolazione.

Per aiutare le scuole, il Ministero dell’Istruzione e il Ministero della Cultura hanno diffuso nel dicembre 2021 la Nota n. 3868, allegando strumenti ufficiali già pronti:

• Linee guida ministeriali per la gestione documentale.
• Format ufficiale del manuale di gestione documentale.

Le scadenze fissate dal Piano Triennale 2024-2026

Il Piano ha fissato due scadenze principali:

• Entro il 30 giugno 2025 → le scuole devono aver nominato il responsabile della gestione documentale e approvato e pubblicato il manuale di gestione documentale.
• Entro il 30 giugno 2026 → le scuole devono nominare il responsabile della conservazione digitale e approvare e pubblicare il manuale di conservazione digitale.

I rischi concreti in caso di inadempimento

• Rilievi della Corte dei Conti e del Ministero dell’Economia per carenze organizzative e di trasparenza.
• Documenti digitali fragili sul piano giuridico: senza regole di gestione e conservazione a norma, possono essere difficili da esibire o contestabili in caso di contenzioso.
• Violazioni in materia di protezione dei dati: il Regolamento europeo sulla privacy (articolo 32 del GDPR) obbliga le scuole a mettere in sicurezza i dati personali di studenti e personale. Una violazione può comportare segnalazioni, sanzioni e responsabilità anche personali.
• Trasparenza amministrativa: la mancata pubblicazione di atti obbligatori può determinare sanzioni pecuniarie fino a 10.000 euro a carico del dirigente responsabile.

Sicurezza informatica: un obbligo parallelo

• Applicare le misure minime di sicurezza definite da AgID, obbligatorie per tutte le Pubbliche Amministrazioni.
• Garantire la continuità dei servizi digitali (registro elettronico, posta certificata, segreteria online, pagamenti).
• Adottare sistemi di protezione come firewall, antivirus evoluti, backup sicuri e monitoraggio costante.
• Formare il personale scolastico per prevenire errori e ridurre i rischi di incidenti.

Il supporto di Sistema54 Plus

Per aiutare le scuole a mettersi in regola, offriamo un audit gratuito che analizza:

• la situazione della gestione documentale (manuali, nomine, pubblicazioni);
• lo stato di sicurezza informatica;
• i rischi  a cui la scuola è esposta.

Al termine, forniamo una relazione dettagliata con indicazione degli adempimenti mancanti e un preventivo personalizzato per adeguare la scuola agli obblighi di legge.

Il nostro intervento comprende:

• redazione dei manuali di gestione e conservazione documentale;
• predisposizione delle determine di nomina dei responsabili;
• supporto alla pubblicazione in Amministrazione Trasparente;
• implementazione delle misure di sicurezza informatica secondo le regole AgID e il GDPR;
• servizi di monitoraggio e assistenza tecnica continuativa.

Riferimenti essenziali

Tabella riassuntiva: scadenze e obblighi già vigenti